Outlook ist – schon alleine wegen des hohen Verbreitungsgrades – der Personal Information Manager überhaupt.
Doch das Programm kann weit mehr als nur E-Mails senden und Termine verwalten. Hier sind ein paar der interessantesten, teilweise versteckten und doch nützlichen Funktionen – und einige interessante PlugIns.
(Alle funktionieren mit Outlook 2003, teilw. auch noch mit 2007)
Ausgiebiges Testen und Feedback ausdrücklich erwünscht!
Konkurrenz & Ergänzung zum eingebauten SPAM-Filter
Outlooks hauseigener Spamfilter taugt leider nicht viel mehr als ein Teesieb, mit dem man Fische aus dem Meer holen will. Noch dazu ist der Filter statisch, er verändert sich also nicht, nur durch Aktualisierungen von Microsoft. Es muss also irgendein lernfähiger Filter her, optimalerweise einer, der auch noch Spam-Informationen anderer User in die Erkennung einbezieht (”Schwarm-Intelligenz“). Meine Wahl fiel dabei auf “SpamAware“, ein Freeware-Plugin für Outlook und Outlook Express, das sich schön dezent als Symbolleiste einbinden lässt und zuverlässig Tag für Tag etliche dutzend unerwünschte Mails in mein persönliches Datennirvana befördert.
RSS-Feeds direkt in Outlook
Für manch anderes Mail-Programm wie den Mozilla Thunderbird ist es Standard, auch RSS- und Atom-Feeds lesen zu können. Outlook und Outlook Express können diese Funktionen aber seit kurzem über ein PlugIn nachrüsten. Der “RSS Popper” bindet sich als Symbolleiste ein, Feeds lassen sich recht komfortabel über das eigene Menü hinzufügen und bearbeiten, die Aktualisierung erfolgt in frei wählbaren Zeitintervallen bei bestehender Internetverbindung, wahlweise mit vollem Download der anzeigenden Website und evtl. vorhandener Podcasts.
Ich nutze das Tool beispielsweise, um mir die Infos der Fachschafts-Homepage(s) der Uni beim Systemstart direkt in Outlook anzeigen zu lassen, ohne jedes Mal die Webseiten besuchen zu müssen! Praktisch!
Kalenderwoche in der Übersicht anzeigen
Viele Webseiten, Firmen etc arbeiten mit Kalenderwochenangaben, z.B. in der Form “Die Auslieferung Ihrer bestellten Ware erfolgt voraussichtlich in der 37. KW”. Blöd, wenn man nun den Küchenkalender zur Hand nehmen muss, und anfängt nachzuzählen, weil Outlook scheinbar nicht umfangreich genug ist, diese Info anzuzeigen.
Mit einem kleinen Trick lässt sich das ändern:
Im Menü unter “Extras”->”Optionen” lassen sich die globalen Einstellungen des PIM ändern. Auf der Registerkarte “Einstellungen” findet ihr den Button “Kalender-Optionen”. Es öffnet sich ein neues Fenster. Markiert das Kästchen vor “Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen”, klickt auf OK.
Outlook auf dem USB-Stick
Da ich zu den Leuten gehöre, die sowohl einen Desktop-PC am Arbeitsplatz zu Hause, aber auch einen Laptop für die Uni, die Arbeit als Breitenausbilder etc. besitzen, stellte sich mir die Frage, wie sich Outlook auf beiden Systemen synchronisieren lässt, ohne dass in irgendeiner Richtung Daten verloren gehen, oder irgendwelche Einträge doppelt synchronisiert werden.
Mein Lösungsansatz für dieses Problem: Outlook speichert alle Einträge in einer Datenbank, vom Programm “Datendatei” genannt. Warum sollte man diese nicht auch auf einem USB-Stick ablegen können?
Gesagt, getan. Ein Blick in die Outlook-Einstellungen verrät den Speicherort der Datei. Wenn das Programm beendet ist, lässt sie sich auf ein beliebiges Laufwerk verschieben.
CAVE: Sicherungskopie behalten! Beim nächsten Start von Outlook fragt sich das Programm, wo die Datei denn hingekommen ist. Mit einem “Durchsuchen”-Fenster gibt man den neuen Speicherort (auf dem Stick) an. Fertig ist die Laube – einziges Manko: Der Stick muss immer eingesteckt sein – Wohl dem, der noch einen freien Front-USB-Steckplatz hat. Und: Bloß nicht verlieren, also am besten an den Schlüsselbund damit, sobald man das Haus verlässt.
Das Outlook auf dem zweiten PC verbindet man über das gleiche Prinzip mit dem neuen speicherort, hier wird einfach die bestehende Datendatei gelöscht oder umbenannt und die neue angegeben. Sollten die alten mails nicht automatisch in der übersicht auftauchen, hilft ein Klick auf “Datei”->”importieren”.
Viel Spaß beim Nachkochen!